Privacybeleid

Privacybeleid korfbalvereniging DeetosSnel

Korfbalvereniging DeetosSnel (hierna: de vereniging) vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens van de leden. Daarom wordt hier toegelicht hoe met de persoonsgegevens wordt omgegaan.

Persoonsgevens

De volgende persoonsgegevens van de leden worden door de vereniging verzameld en verwerkt:

-voornaam/namen en achternaam

-geboortedatum

-geslacht

-adres

-telefoonnummer

-mailadres

-evt bondsnummer

-betaalgegevens

-beroep

-sportspecifieke diploma’s

De persoonsgegevens zijn verwerkt in Sportlink, een landelijke digitale omgeving waarin korfbalverenigingen hun ledenadministratie verwerken.

De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt om de organisatie van de korfbalsport in de vereniging mogelijk te maken:

-lidmaatschapsafspraken met de leden;

-organisatie van wedstrijden en trainingen;

-organisatie van het jeugdkamp;

-organiseren van vrijwilligers(taken)

-verzenden van de nieuwbrief van de vereniging;

-club van 50/100;

-specifiek contact met de (oud-)leden, zoals ten behoeve van een reünie, verenigingsfeest.

De leden van de vereniging hebben via de Sportlink-app toegang tot hun eigen persoonsgegevens. Daarnaast hebben alleen de volgende functionarissen van de vereniging toegang tot de persoonsgegevens in Sportlink, in verband met het uitvoeren van hun verenigingsfunctie:

-wedstrijdsecretaris

-bestuursleden

– voorzitters van commissies binnen de vereniging , zoals het JAC, de sponsorcommissie, de kledingcommissie, technische commissie , de vrijwilligerscommissie,  bar- en keukencommissie, financiële commissie, scheidsrechterscommissie, jubileumcommissie en eventueel aan te stellen overige commissies.

 

Deze functionarissen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Deze verklaringen worden bewaard door de secretaris van het bestuur van de vereniging.

 

Een “uitdraai”, digitaal of op papier, van persoonsgegevens vanuit Sportlink aan andere leden dan degenen die toegang hebben tot Sportlink vindt slechts plaats onder de volgende voorwaarden:

-steeds met voorafgaande goedkeuring van de privacycoördinator van de vereniging;

-ten behoeve van een specifiek gegeven verenigingsdoel;

-na gebruik worden de gegevens vernietigd/verwijderd (papier en/of digitaal).

Foto’s/filmpjes

Foto’s en/of filmpjes waarop leden van de vereniging herkenbaar te zien zijn worden uitsluitend geplaatst op de site, de nieuwsbrief en andere uitingen van de vereniging indien voor dat gebruik toestemming is verkregen van de betrokken persoon.

Indien het een minderjarig lid betreft is toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger nodig.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De vereniging verstrekt persoonsgegevens van de leden alleen aan derden als dat van belang is voor de korfbalsport en verenigingsactiviteiten. Zo sluit de vereniging een aanvullende verzekering af met een verzekeraar voor de deelnemers aan het jeugdkamp.

Met een derde partij waaraan persoonsgegevens worden verstrekt wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waarin het gebruik van die persoonsgegevens door de derde partij is geregeld. Dit betreffen:

-de verzekeraar tbv de aanvullende verzekering voor het jeugdkamp;

-Twelve (www.twelve.eu) ten behoeve van het kassa- en clubkaartensysteem.

Rechten van de leden

De leden van de vereniging hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

De vereniging maakt gebruik van de Sportlink app. Hierin staan ook de persoonsgevens van de leden. De leden kunnen in de app zelf bepalen welke gegevens zichtbaar mogen zijn voor anderen (via “instellingen”, “persoonsgegevens”, naar beneden scrollen).

Bij vragen, inzage, correctie en verwijderen met betrekking tot de persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met de secretaris van het bestuur van de vereniging, via het mailadres privacy@deetossnel.nl.

Bewaren en verwijderen van persoonsgegevens, foto’s en filmpjes

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende het lidmaatschap van het verenigingslid.

De gegevens van de oud-leden blijven in sportlink bewaard ten behoeve van statistieken en eventuele reünies. Desgewenst kunnen deze gegevens geanonimiseerd worden. Er is inzage in de gegevens door degene die de taak ledenbeheer heeft.

Beveiliging persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen en beveiligd volgens de gangbare methoden.

 

Sportlink kent een eigen beveiligings- en autorisatiesysteem. De KNKV heeft een overeenkomst met Sportlink, die voldoet aan de AVG-wetgeving

Binnen de vereniging zijn PC’s, laptops, mobiele telefoontjes van functionarissen waarop persoonsgegevens staan of waarmee toegang tot persoonsgegevens van de leden kunnen worden verkregen, steeds beveiligd op de gebruikelijke, minimaal te verwachten wijze: inloggegevens, toegangscodes, touch-ID, pincode, etc.

Bij constatering van verstrekken en verwerken van persoonsgegevens van leden in strijd met dit beleid (zogeheten datalekken) wordt dit direct gemeld aan de privacycoördinator. De privacycoördinator neemt onmiddellijk contact op met de voorzitter van het bestuur. Het bestuur beslist, afhankelijk van de ernst van de situatie met betrekking tot de te ondernemen acties om het onjuist handelen te doen beëindigen en het gebruik/verwerking van de persoonsgegevens (weer) in overeenstemming met het privacybeleid te brengen.

De privacycoördinator houdt een digitaal bestand bij waarop het geconstateerd handelen in strijd met het privacybeleid wordt geregistreerd. Geregistreerd wordt in ieder geval: de datum van het incident, een beschrijving van het incident en de betrokken personen, alsmede de ondernomen acties naar aanleiding van het geconstateerde handelen.

Privacycoördinator

Binnen de vereniging vervult de secretaris van het bestuur de rol van privacycoördinator, te bereiken via het mailadres privacy@deetossnel.nl.

 

Hij of zij is op de hoogte van alle aangelegenheden van dit reglement, gericht op de bescherming van persoonsgegevens. De privacycoördinator zorgt ervoor dat het beleid wordt nageleefd, in het bijzonder bij wisseling van functionarissen. De privacycoördinator is intern en extern aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot de manier waarop door de vereniging wordt omgegaan met persoonsgegevens van de leden.

Bekendheid van het beleid

De vereniging publiceert dit beleid op de site van de vereniging op een wijze dat leden dit beleid op eenvoudige wijze kunnen raadplegen.

In het aanmeldingsformulier voor lidmaatschap van de vereniging wordt melding gemaakt van het privacyreglement en vermeld hoe dit geraadpleegd kan worden.

Versie juni 2018